Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

UWAGA!

Treść niniejszej instrukcji dotyczy wyłącznie jednostek organizacyjnych, w których wdrożona została aplikacja Elektroniczne Wnioski Urlopowe (EWU).

Instrukcja krok po kroku

Jak zaplanować urlop wypoczynkowy?
Jak wnioskować o urlop inny niż wypoczynkowy lub w związku z nieobecnością w pracy?

  • Utworzenie nowego wniosku urlopowego
  • Przekazanie wniosku urlopowego do zatwierdzenia przez przełożonego
  • Odrzucenie wniosku urlopowego
  • Rezygnacja z przyznanego urlopu
  • Zmiana przyznanego urlopu

Rodzaje wniosków i statusy
Rodzaje urlopów obsługiwane przez aplikację EWU


Jak zaplanować urlop wypoczynkowy?

Możliwość planowania urlopu jest stosowana wyłącznie w przypadku urlopu wypoczynkowego. Inne rodzaje urlopów lub nieobecności w pracy nie są traktowane jako z góry planowane – przeczytaj sposób składania wniosków dla urlopów innego rodzaju (lub w związku z nieobecnością w pracy). W niniejszym rozdziale opisano sposób planowania urlopu wypoczynkowego. Aby zaplanować urlop wypoczynkowy należy:

  1. Zalogować się w portalu Moja PG: moja.pg.edu.pl
  2. Kliknąć w ikonę Pracownik 
  3. Wybrać zakładkę Urlopy.
  4. Wybrać opcję Plany urlopowe , w wyniku tego pojawi się widok:

5. Wybrać bieżący rok (pierwszy na liście), klikając w kolumnie Akcja niebieski napis Wybierz.

6. Zaplanować urlop, klikając wybrane dni w kalendarzu (kolor wybranego dnia zmieni się na zielony)

UWAGA!

W przypadku, gdy zostanie zaznaczony jako urlop dzień wolny od pracy (np. sobota, niedziela lub inne święto), nie zostaną naliczone za ten dzień godziny (w przypadku nauczycieli dni) do urlopu.

Zapisany plan urlopów powoduje powstanie wniosków urlopowych o statusie Plan. Wnioski takie mogą zostać przesłane do kierownika jednostki organizacyjnej (osoby zarządzającej) w celu ich zatwierdzenia. Jedynie zatwierdzone wnioski urlopowe upoważniają pracownika do korzystania z urlopu (przekazanie wniosku do zatwierdzenia: patrz Przekazanie wniosku urlopowego do zatwierdzenia przez przełożonego). Zaznaczone dni planowanego urlopu, po przesłaniu ich do zatwierdzenia, zmieniają swój kolor na niebieski. Kolorem żółtym oznaczane są z kolei dni, w trakcie których ma miejsce urlop inny niż wypoczynkowy albo nieobecność w pracy.

Utworzone wnioski urlopowe dostępne są po wybraniu opcji Wnioski urlopowe


Jak wnioskować o urlop inny niż wypoczynkowy lub w związku z nieobecnością w pracy?

Najprostszym sposobem przygotowania wniosku o urlop wypoczynkowy jest zaplanowanie tego urlopu (sposób postępowania opisano powyżej w rozdziale Jak zaplanować urlop wypoczynkowy?). Następnie należy korzystając z opcji Wnioski urlopowe, przekazać taki wniosek do zatwierdzenia przez przełożonego. Aby to uczynić, należy kliknąć na liście wniosków urlopowych, w wybrany wniosek w kolumnie Akcje w ikonkę Do zatwierdzenia [accept]. Patrz rozdział Przekazanie wniosku urlopowego do zatwierdzenia przez przełożonego.

W przypadku składania wniosku związanego z inną nieobecnością w pracy, należy:

  • stworzyć wniosek urlopowy,
  • przekazać wniosek do zatwierdzenia przez przełożonego.

Obie czynności opisano poniżej.

Utworzenie nowego wniosku urlopowego

Za pomocą formularza przedstawionego na poniższych ilustracjach można utworzyć nowy wniosek urlopowy o udzielenie urlopu bezpłatnego, urlopu dla poratowania zdrowia, zwolnienia od pracy na dziecko do lat 14 itp. Ewentualnie, formularz może również służyć do wnioskowania o urlop wypoczynkowy. Aby stworzyć nowy wniosek należy:

  1. Zalogować się w portalu Moja PG: moja.pg.edu.pl.

  2. Kliknąć w ikonkę Pracownik.

  3. Wybrać zakładkę Urlopy. 

  4. Po wybraniu opcji Wnioski urlopowe, kliknąć przycisk Dodaj  (pod tabelką po lewej).

  5. Wypełnić poszczególne pola wniosku (pamiętając aby wybrać osobę, która ma zaakceptować wniosek oraz wyznaczyć osobę do zastępstwa).

6. Zapisać wniosek o urlop przyciskiem Zapisz wersję roboczą (wniosek uzyska status: Plan) lub przekazać wniosek od razu do zatwierdzenia przez przełożonego – przyciskiem Do zatwierdzenia (wniosek uzyska status: Do zatwierdzenia). Wniosek o statusie Plan można później przekazać do zatwierdzenia przez przełożonego, zgodnie z poniższym rozdziałem.

Tak utworzony wniosek urlopowy będzie również widoczny w kalendarzu planów urlopowych.

Przekazanie wniosku urlopowego do zatwierdzenia przez przełożonego

Aby przekazać wniosek urlopowy do zatwierdzenia należy:

  1. Zalogować się w portalu Moja PG: moja.pg.edu.pl

  2. Kliknąć w ikonkę Pracownik

  3. Wybrać zakładkę Urlopy.

  4. Wybrać opcję Wnioski urlopowe, w wyniku tego pokaże się widok:

5. Wybrać w tabeli wniosek urlopowy i kliknąć w kolumnie Akcja przycisk Do zatwierdzenia .

6. Wybrać nazwisko przełożonego, który będzie zatwierdzał wniosek (w polu Do zatwierdzenia przez) i zatwierdzić przyciskiem Do zatwierdzenia (po wykonaniu akcji status wniosku zmieni się na Do zatwierdzenia). W razie potrzeby, przed przekazaniem wniosku do zatwierdzenia, istnieje możliwość skorygowania liczby godzin (w przypadku nauczycieli dni) urlopu w polu Czas trwania.

7. W przypadku uzyskania zgody od przełożonego na udzielenie urlopu, status wniosku zmieni się na Zatwierdzony. Pracownik zostanie o tym fakcie dodatkowo poinformowany poprzez e-mail.

Odrzucenie wniosku urlopowego

Należy pamiętać, że przełożony może nie wyrazić zgody na udzielenie urlopu pracownikowi. Jeśli zatem przełożony odrzuci wniosek pracownika, wniosek taki przyjmie status Odrzucony. Wniosek o statusie Odrzucony pracownik może usunąć poprzez wybranie akcji Usuń  (w ostatniej kolumnie tabelki).

O fakcie odrzucenia przez przełożonego wniosku urlopowego pracownik zostanie dodatkowo poinformowany wiadomością e-mail.

Żądanie korekty wniosku

Przełożony może zażądać korekty treści złożonego wniosku urlopowego. W takim przypadku wniosek otrzyma status Do poprawy. W tej sytuacji pracownik posiada do wyboru kilka możliwości:

  • możliwość edytowania wniosku w celu wprowadzenia zmian w jego treści – poprzez przycisk (w ostatniej kolumnie tabelki),
  • możliwość przekazania wniosku ponownie do zatwierdzenia – poprzez przycisk ,

  • możliwość rezygnacji z urlopu (usunięcie wniosku urlopowego) – poprzez przycisk. 

O fakcie żądania przez przełożonego korekty wniosku urlopowego pracownik zostanie dodatkowo poinformowany wiadomością e-mail.

Rezygnacja z przyznanego urlopu

Jeśli zachodzi taka potrzeba, pracownik może zrezygnować z przyznanego mu urlopu (tj. dla wniosku o statusie Zatwierdzony). Aby złożyć wniosek o rezygnację z przyznanego urlopu należy:

  1. Po wybraniu opcji Wnioski urlopowe, kliknąć przycisk Rezygnacja  (w ostatniej kolumnie tabelki).

  2. Wybrać osobę zatwierdzającą rezygnację w polu Do zatwierdzenia przez.

  3. Przekazać rezygnację z urlopu do zatwierdzenia przez przełożonego poprzez kliknięcie w przycisk Rezygnacja do zatwierdzenia (status rezygnacji zmieni się na Do zatwierdzenia).

  4. W przypadku uzyskania zgody od przełożonego na rezygnację z udzielonego wcześniej urlopu, status rezygnacji zmieni się na Zatwierdzony. Zatwierdzoną rezygnację można usunąć, klikając w przycisk. W wyniku akcji usunięcia zostaną usunięte wszystkie wersje wniosku, którego dotyczy rezygnacja.

O fakcie zatwierdzenia lub odrzucenia przez przełożonego wniosku o rezygnację z urlopu pracownik zostanie dodatkowo poinformowany wiadomością e-mail.

Zmiana przyznanego urlopu

Jeśli zachodzi taka potrzeba, pracownik może zmienić wniosek, na podstawie którego udzielono mu urlopu (tj. wniosku o statusie Zatwierdzony). Potrzeba zmiany może wynikać:

  • z przyczyn niezależnych od wnioskodawcy, np. choroba w trakcie przebywania na urlopie – skutkująca uzyskaniem lekarskiego zaświadczenia o niezdolności do pracy,
  • z przyczyn leżących po stronie wnioskodawcy, np. zmiana planów, zamiar przesunięcia terminu urlopu, zamiar skrócenia urlopu itp.

W obu przypadkach zmiana wniosku, na podstawie którego udzielono pracownikowi urlopu, wymaga zatwierdzenia przez przełożonego. Aby dokonać zmiany wniosku urlopowego należy:

  1. Po wybraniu opcji Wnioski urlopowe, kliknąć przycisk Zmiana  (w ostatniej kolumnie tabelki). W wyniku tej operacji pojawi się możliwość zmiany treści wniosku na formularzu identycznym do formularza tworzenia nowego wniosku.

  2. Po wprowadzeniu zmian należy wybrać osobę zatwierdzającą wniosek w polu „Do zatwierdzenia przez” oraz zapisać zmiany przyciskiem Zapisz wersję roboczą (powstanie kolejna wersja wniosku: Zmiana, o statusie Nowy) lub zapisać z jednoczesnym przekazaniem do zatwierdzenia przez przełożonego za pomocą przycisku Do zatwierdzenia (powstanie kolejna wersja wniosku: Zmiana, o statusie Do zatwierdzenia).

  3. Jeżeli wcześniej nie przekazano zmiany wniosku do zatwierdzenia przez przełożonego, należy kliknąć w przycisk Do zatwierdzenia (status zmiany zmieni się na Do zatwierdzenia).

  4. W przypadku uzyskania zgody od przełożonego na zmianę wniosku, status zmiany wniosku zmieni się na Zatwierdzony.

O fakcie zatwierdzenia lub odrzucenia przez przełożonego wniosku o zmianę urlopu pracownik zostanie dodatkowo poinformowany wiadomością e-mail.

Rodzaje wniosków i statusy

Stan każdego wniosku urlopowego jest określony poprzez jego Rodzaj i Status. Wyróżnia się następujące Rodzaje wniosków:

  • Wniosek – nowo utworzony wniosek lub wniosek zatwierdzony przez przełożonego,

  • Zmiana – wniosek wcześniej zatwierdzony przez przełożonego, który następnie został przez pracownika zmieniony,

  • Rezygnacja – wniosek wcześniej zatwierdzony przez przełożonego, z którego następnie pracownik zrezygnował.

Wyróżnia się następujące Statusy wniosków:

  • Plan – wniosek urlopowy nowo utworzony, plan urlopu wypoczynkowego; pracownik zaplanował swój urlop,

  • Nowy – wniosek zmieniony, stan przed przekazaniem zmiany do zatwierdzenia przez przełożonego; pracownik postanowił zmienić przyznany mu wcześniej urlop,

  • Do zatwierdzenia – wniosek, który został przekazany do zatwierdzenia przez przełożonego; dopiero w tym momencie pracownik formalnie wnioskuje o udzielenie mu urlopu,

  • Zatwierdzony – wniosek, który został pozytywnie zatwierdzony przez przełożonego; pracownik może udać się na urlop,

  • Odrzucony – wniosek, który nie uzyskał akceptacji ze strony przełożonego; pracownik nie uzyskał zgody na urlop,

  • Do poprawy – wniosek, który został przez przełożonego odesłany do pracownika bez akceptacji ale z żądaniem wprowadzenia zmian i ewentualnego dalszego aplikowania o urlop.

Rodzaje urlopów obsługiwane przez aplikację EWU

  1. Urlop wypoczynkowy (klasa i rodzaj nieobecności: 73-01)

    Najczęściej wykorzystywany rodzaj urlopu. Pracownik posiada zwykle prawo do 20 lub 26 dni urlopu w ciągu roku. Osobom niepełnosprawnym przysługuje dodatkowych 10 dni urlopu.

  2. Urlop płatny (klasa nieobecności: 72)
  • Urlop dla poratowania zdrowia (72-01)
  • Pisanie rozprawy doktorskiej (72-02)
  • Pisanie pracy habilitacyjnej (72-03)
  • Urlop dla celów naukowych (72-04)
  • Urlop szkoleniowy (72-11)
  • Staż zawodowy (72-12)
  • Zwolnienie dzienne od pracy na dziecko do lat 14 (72-21)
  • Zwolnienie od pracy dla krwiodawcy (72-22)
  • Zwolnienie od pracy okolicznościowe (72-23)

Rozporządzenie MPiPS z dnia 15/05/1996 w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. (Dz. U. Nr 60 Poz. 281)

  • Zwolnienie godzinowe od pracy na dziecko do lat 14 (72-31)

Powiązane artykuły