Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Instrukcja przedstawia sposób tworzenia szablonów eDokumentów.


Informacja

Przed rozpoczęciem pracy nad szablonem eDokumentu osoba uprawniona (np. kierownik Dziekanatu) powinna skonfigurować podpisy osób upoważnionych do akceptowania dokumentów. Upoważnienia do podpisywania eDokumentów nadaje Helpdesk na podstawie wniosku kierownika jednostki.

Instrukcja krok po kroku

Aby rozpocząć pracę nad szablonem należy zalogować się do Moja PG przejść do aplikacji Dziekanat, a następnie ze wstążki menu wybrać Administracja → Dydaktyka → Szablon eDokumentu

Pojawi się lista wszystkich utworzonych szablonów. Jeśli nie jesteśmy autorami żadnego z pokazanych w tabeli szablonów, nie należy ingerować w żaden z nich. 

Aby utworzyć nowy szablon należy kliknąć Dodaj nowy szablon eDokumentu.

Przejdziemy do okna tworzenia formularza. 

Na potrzeby tej instrukcji stworzony zostanie formularz wniosku z prośbą o rozłożenie płatność na raty. W formularzu zawarte będzie prośba studenta o rozłożenie płatności na trzy raty (z czego trzecia rata będzie opcjonalna). Po wypełnieniu i podpisaniu przez Studenta, formularz trafi do Dziekanatu, gdzie zostanie zweryfikowany, następnie przekazany do Dziekana Wydziału, który wyda odpowiednią decyzję. Po otrzymaniu decyzji wniosek wróci do Dziekanatu, w którym decyzja zostanie odnotowana i przekazana do wiadomości Studenta.  

Na wstępnie należy uzupełnić następujące pola:

  • Symbol - symbol formularza, skrót zgodny z nazewnictwem przyjętym w jednostce
  • Nazwa - pełna, obowiązująca nazwa formularza, nazwa ta będzie wyświetlała się na liście eDokumentów 
  • Angielska nazwa - przetłumaczona pełna nazwa formularza dla studentów korzystających z anglojęzycznej wersji portalu
  • Szablon wydruku - to pole pozostaje puste
  • Wydział - należy określić wydział, dla którego tworzymy szablon
  • Szablon poufny - zaznaczenie tego pola będzie oznaczało, że student składający wniosek będzie widział tylko część formularza (do podpisu autora). Zaznaczenie tej opcji oznacza również, że osoba składająca nie ma możliwości pobrania wniosku w postaci pliku pdf. W późniejszym etapie pracy poufność można usunąć i wtedy zgłaszający zobaczy np. uzasadnienie danej decyzji a także będzie mógł wygenerować plik pdf.
  • Szablon widoczny dla studentów - przy wstępnych pracach nad tworzeniem formularza pole to może zostać puste. Pole to należy zaznaczyć, gdy prace nad szablonem zostaną ukończone i studenci będą mogli korzystać z dokumentu. 

Uwaga!

Możliwość pobrania pliku PDFa jest opcją, idea eDokumetów zakłada, że obieg dokumentu odbywa się w pełni w systemie Moja PG. Jedynie na końcu procesu można opcjonalnie pobrać i wdrukować plik pdf, aby znajdował się on w teczce studenta.


Po uzupełnieniu podstawowych danych przechodziły do dodawania treści formularza - pozycji. Klikamy Dodaj pozycję.

Możliwe typu pól:

  • Data - możliwość wstawienia daty - wybór z kalendarza lub wpisanie daty w formacie dd.mm.rrrr,
  • Opis - pole, w którym wypełniający może wpisać dowolną treść np. uzasadnienie wniosku,
  • Zdanie - pole umożliwiające wpisanie wypełniającemu krótkiej informacji np. imienia i nazwiska,
  • Liczba - możliwość wpisania dowolnej liczby np. średniej ocen,
  • Nagłówek - umożliwia wstawienie nagłówka np. Wniosek, Oświadczenie, Decyzja,
  • Podpis autora - podpis składającego wniosek,
  • Podpis pojedynczy - podpis jednej, wskazanej przez autora osoby upoważnionej do akceptacji dokumentu. Autor może wskazać tą osobę spośród grupy osób przypisanych do akceptacji tego dokumentu np. wybiera jednego spośród trzech trzech Dziekanów, którzy mogą akceptować dokument.
  • Podpis grupowy - to przekazanie do podpisu wniosku do wcześniej ustalonej grupy (ta grupa może być nawet jednoosobowa) bez wyboru kto konkretnie ma podpisać wniosek, dowolna osoba z grupy może go podpisać (np. dowolny pracownik danego dziekanatu).
  • Przedmioty na semestrze - w tym polu pokażą się przedmioty wnioskującego, pole przydatne przy tworzeniu formularza o przyznanie indywidualnego programu studiów,
  • Plik - pole daje możliwość dołączenia załącznika do wniosku,
  • Pole jednokrotnego wyboru - pole pozwalające na wybór jednej z kilku możliwych opcji np. wyrażenie zgody lub nie wyrażenie zgody
  • Pole wielokrotnego wyboru - pole pozwalające na wybór kilku opcji np. kilku terminów obrany
  • Komentarz - krótka informacja, treść komentarza nie jest edytowalna dla wnioskującego,
  • Podpis dowolnej osoby z PG - możliwość wyboru dowolnej osoby z PG, która ma zaakceptować wniosek (np. podpis promotora we wniosku o zdalną obronę),
  • Zgłoszenie projektowe - pole wykorzystywane przy zgłoszeniu projektów,
  • Długi komentarz - pozwala dodać do wniosku dłuższą treść, np. treść klauzuli prawnej, treść długiego komentarza nie jest edytowalna dla wnioskującego 

W omawianym przykładzie wykorzystamy następujące typy pól: komentarz, data, opis, nagłówek, pole jednokrotnego wyboru, podpisy, liczba.

Uzupełniamy pierwszą pozycją i jako typ pola wybieramy komentarz, a następnie klikamy Zapisz.

Wskazówka

W szablonie należy uzupełniać również angielskie wartości, gdyż system nie pozwoli zapisać danej pozycji bez angielskiej wersji. 

W polu podpowiedź możemy wpisać tekst, który w gotowym formularzu wyświetli się jako podpowiedź w ikonie znaku zapytania .

Dodajemy kolejną pozycję, którą będzie uzasadnienie wniosku. Można wybrać czy uzasadnienie ma być wymagana (zaznaczając kratkę), czy może zostań nieuzupełnione. W polu wartość domyślna, można wpisać np. początek uzasadnienia.

Po wypełnieniu tego pola Klikamy Zapisz i dodajemy kolejne pozycje. 

W pokazanym przykładzie dodane zostały trzy terminy wpłat z czego trzecia jest opcjonalna. Dodano również propozycję wysokości wpłat, gdzie minimalna wartość pierwszej i drugiej raty musi wynosić 300 zł, zaznaczono również możliwość wpisania tylko liczb całkowitych. Trzecia wpłata jest opcjonalna i jej minimalna wartość nie została określona.  

Po dodaniu - zapisaniu każdej pozycji możemy zmienić jej miejsce w szablonie (przenieść wyżej lub niżej) używając zielonych strzałek  , możemy ją edytować klikając ikonę ołówka  oraz możemy ją usunąć klikając ikonę  .

Następnie dodajemy podpis autora - studenta składającego wniosek. 

Następnie dodajemy pozycję do weryfikacji przez Dziekanat. Po złożeniu wniosku przez studenta, trafi on do weryfikacji w Dziekanacie, osoba upoważniona sprawdzi poprawność wniosku i jeśli nie będzie potrzebna poprawa przekaże go do decyzji Dziekana. Dlatego w tej pozycji jako typ pola wybieramy Podpis grupowy i podajemy osobę/grupę osób upoważnionych do podpisania danego podania.

Klikając Wybierz w polu Upoważnienie wyświetli się tabla z zdefiniowanymi podpisami osób upoważnionych do podpisywania eDokumentów. Należy wybrać wcześniej zdefiniowaną osobę/grupę osób, przypisaną do jednostki. Podpisy definiuje osoba upoważniona do tego i przypisuje w nich osoby, którym nadane są odpowiednie uprawnienia. W przypadku tej instrukcji wybieramy podpis osób z Dziekanatu WIMiO, który został wcześniej zdefiniowany pod nazwą PODPIS_FORM_DZIEKANAT, i który określa, którzy pracownicy dziekanatu mogą zaakceptować wniosek.

Wskazówka

Osoby, które na etapie konfigurowania dokumentu zostaną wskazane w podpisach dostaną powiadomienie mailowe, gdy dokument będzie wymagał podpisu.

Następną przechodzimy do ustawienia decyzji Dziekana. Aby wyróżnić decyzję dodajemy nagłówek (Pozycja 11), a w następnej pozycji pole, w którym Dziekan zaznaczy swoją decyzję. W tej pozycji Dziekan będzie miał do wyboru jedną z dwóch opcji. Aby ustawić możliwość wyboru jako typ pola wybieramy pole jednokrotnego wyboru, a następnie wpisujemy pierwszą opcję, drugą opcje wyboru dodajemy klikając Dodaj pozycję.

Po dodaniu drugiej opcji wyboru klikamy Zapisz.

Następnie dodajemy (opcjonalnie) uzasadnienie decyzji (jako typ pola wybieramy opis) oraz podpis Dziekana. Analogicznie do podpisu Dziekanatu jako typ pola wybieramy podpis grupowy (jeśli np. wniosek może zaakceptować Dziekan i jego zastępcy) lub podpis pojedynczy (do zaakceptowania podania wyznaczona jest konkretna osoba) i wybieramy podpis osób upoważnionych do akceptowania dokumentów. W przypadku tej instrukcji wybieramy podpis pojedynczy i upoważnienie PODPIS_FORM_DZIEKAN, w którym przypisany jest Dziekan Wydziału WIMiO.

W momencie kiedy Dziekan podpisze wniosek, Dziekanat przyjmuje decyzję do wiadomości i ją akceptuje podpisem, w związku z tym ostatnią pozycją formularza będzie będzie podpis dziekanatu. Dodajemy więc kolejny podpis, w którym upoważniamy pracowników Dziekanatu do przyjęcia decyzji.

Tak przygotowany formularz zapisujemy klikając Zapisz. Wyświetli się komunikat o pomyślnym zapisaniu szablonu.

Szablon formularza wyświetli się w tabeli.

Aby formularz był widoczny dla studentów, należy w kolumnie akcje kliknąć Edytuj i zaznaczyć pole Szablon widoczny dla studentów. 

Przed udostępnieniem formularza studentom, należy upewnić się, że wszystkie jego pozycje zostały dobrze skonfigurowane i nie zawiera on błędów. Nanoszenie poprawek na widocznym już formularzu może skutkować tym, że studenci mogą wysyłać do akceptacji błędną wersję, przez co ich wnioski nie będą akceptowane i procedura składania wniosku będzie musiała być powtórzona.

Zakładka eDokumenty widoczna jest tylko i wyłącznie dla Studentów, których wydziały udostępniają możliwość korzystania z eDokumentów. Jeśli student nie widzi tej zakładki oznacza to, że wydział nie dodał jeszcze żadnych wniosków, które można składać drogą elektroniczną.

Formularz widoczny w momencie wypełniania go przez Studenta.

Widok wniosku po zaakceptowaniu (widok studenta).

 W zakładce Podpisywanie eDokumentów, w krótkim filmie i instrukcji został przedstawiony proces podpisywania eDokumentów przez pracowników, zachęcamy do zapoznania się z tą instrukcją.




Powiązane artykuły