Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

W przypadku konieczności przesłania danych o rozmiarze większym niż 16-18 MB od określonego nadawcy do odbiorcy, poczta elektroniczna przestaje stanowić optymalne rozwiązanie. W takiej sytuacji można skorzystać z usługi „Drive”. 


Usługa pozwala pracownikowi PG umieścić na serwerze pliki, a następnie udostępnić je innym pracownikom Uczelni albo odbiorcom zewnętrznym (nieposiadającym loginu i hasła do systemu Moja PG). 

Łączna dostępna przestrzeń na tymczasowe składowanie załączników dla pojedynczego użytkownika wynosi 1 GB. Limit wielkości pojedynczego zasobu składowanego na serwerze wynosi ok. 512 MB.

UWAGA!

Usługa nie służy do permanentnego przechowywania i udostępniania plików, np. w celach archiwizacyjnych lub w celu stałego w czasie dzielenia się tymi samymi zasobami plikowymi. Celem usługi jest umożliwienie wyłącznie tymczasowego zapisania plików w celu ich dalszego udostępnienia określonym odbiorcom na potrzeby wymiany danych, z ominięciem ograniczeń technicznych poczty e-mail. Po osiągnięciu założonego celu, pliki należy skasować z przestrzeni usługi „Drive”.

Instrukcja krok po kroku

W celu udostępnienia załącznika o większym rozmiarze określonym osobom, wykonaj następujące czynności:

  1. Na stronie webmail.pg.edu.pl zaloguj się nazwą użytkownika oraz hasłem analogicznym jak do systemu Moja PG. Korzystając z górnego paska nawigacyjnego, przejdź do zakładki Drive, oznaczonej ikonką chmury.


2. W menu o szarym tle umieszczonym z lewej strony, znajdź sekcję Moje pliki i kliknij na nią. W sekcji Moje pliki umieszczone są domyślne foldery: Dokumenty, Muzyka, Obrazy, Filmy. Foldery te dostarczane  przez oprogramowanie i nie można ich usunąć, ani zmienić ich nazwy. Możesz z nich skorzystać, umieszczając tam pliki lub podfoldery z plikami. Możesz również, według potrzeb, założyć własny folder wraz z podfolderami. Dodanie folderu, podfolderu i zapisanie pliku dokonuje się za pomocą rozwijanej opcji Nowe w pasku nawigacyjnym.

Możesz umieścić na serwerze jednocześnie wiele plików na raz – z jednego folderu. Usługa nie wspiera jednak umieszczenia plików z podfolderami włącznie. Jeśli masz potrzebę utworzenia własnej struktury folderów i podfolderów na serwerze, strukturę tę musisz stworzyć samodzielnie – nie można jej skopiować z dysku lokalnego komputera. Usługa wspiera ponadto umieszczanie plików za pomocą metody drag-and-drop: zaznacz myszką interesujące Cię pliki (np. w oknie Eksploratora plików Windows) i, przytrzymując lewy przycisk myszki, przeciągnij je na obszar folderów w usłudze „Drive”.

3. Jeśli zamierzone pliki i foldery są umieszczone na serwerze w usłudze „Drive”, możesz przystąpić do ich udostępnienia. Udostępnić możesz zarówno pojedynczy plik, jak i folder plików. Podczas wykonywania czynności udostępnienia,  wskazać możesz jeden plik lub jeden folder. W następnym kroku możesz ponowić udostępnienie dla kolejnego pliku lub folderu. Wskaż zatem myszką interesujący Cię zasób, klikając na niego jeden raz lewym przyciskiem myszki.
Jeśli wskazano folder, wówczas w szarym menu (w lewej części widoku) przy folderze wyświetli się ikonka opcji (w postaci trzech poziomych linii) – kliknij na tę ikonę i wybierz opcję Uprawnienia / Zaproś osoby.

Jeżeli zaś wskazano plik, w białym pasku nawigacyjnym dostępna będzie m.in. opcja Udostępnij  – kliknij na nią i wybierz opcję Zaproś osoby. opcja ta ta wyświetlana jest również dla folderów.

4. Niezależnie od tego, czy wybrano plik czy też folder, po wywołaniu powyższych opcji wyświetli się okno z uprawnieniami do wskazanego zasobu. Kliknij na pole tekstowe Dodaj osoby i wpis adres e-mail osoby, której zamierzasz udostępnić zasób. Jeśli podany adres będzie w domenie pg.edu.pl, prawdopodobnie zostanie on wyświetlony na liście podpowiedzi – można wówczas wybrać właściwą pozycję z listy. W przypadku adresu w domenie wydziałowej PG lub w domenie zewnętrznej, lista z podpowiedziami zostanie ukryta – wpisz w takim przypadku adres e-mail ręcznie (włącznie z domeną), np. adres@gmail.com, adres@eti.pg.edu.pl.

5. W otwartym oknie z uprawnieniami istnieje możliwość wskazania:

  • użytkowników, którzy będą posiadali dostęp do zasobu,
  • poziomu uprawnień tych użytkowników.

Użytkownicy wskazani przy pomocy adresu mailowego w domenie pg.edu.pl posiadają domyślnie nadane uprawnienia na poziomie Autor umożliwiające: odczyt, zapis i usuwanie zasobów.
Użytkownicy wskazani przy pomocy pozostałych domen, w tym użytkownicy zewnętrzni, domyślnie uzyskują uprawnienia na poziomie Przeglądający umożliwiające im wyłącznie odczyt udostępnionych zasobów.
Każdemu odbiorcy istnieje możliwość przypisania dodatkowych uprawnień:

  • rola Recenzent pozwala na odczyt i zapis zasobu,
  • rola Administrator pozwala na odczyt, zapis, usuwanie zasobu oraz zarządzanie uprawnieniami do danego pliku (są to uprawnienia roli Autor rozszerzone o zarządzanie użytkownikami).

Podczas nadawania uprawnień można dodatkowo określić, czy mają oni otrzymać powiadomienie mailowe o udostępnieniu im folderu albo pliku. Można również wskazać, czy udostępnienie dotyczyć ma wyłącznie plików zawartych bezpośrednio w folderze udostępnianym, czy też ma obejmować pliki włącznie z podfolderami.

6. Po kliknięciu w oknie z uprawnieniami przycisku Zapisz, wskazany zasób zostanie udostępniony użytkownikom. Uprawnieni odbiorcy otrzymają wiadomość mailową, w której zawarty będzie odnośnik prowadzący do udostępnionego wcześniej zasobu.

7. Wykaz wszystkich ważnych udzielonych udostępnień zasobów znajdziesz w szarym menu (w lewej części widoku) w sekcji Moje udostępnienia. Nie ma zatem potrzeby pamiętania lub odnotowywania, które zasoby i jakim odbiorcom zostały udostępnione.


Udostępnianie danych przy pomocy linków publicznych

Udostępnianie zasobów na serwerze w usłudze „Drive” możliwe jest także za pośrednictwem tzw. linków publicznych. Odnośnik publiczny to adres URL konkretnego zasobu, który możesz podać np. w wiadomości e-mail lub tymczasowo opublikować na dowolnej stronie www. Każda osoba, która dysponować będzie łączem publicznym będzie w stanie uzyskać dostęp do zasobu na serwerze. Istnieje możliwość określenia czasu trwania takiego udostępnienia oraz zabezpieczenia dostępu hasłem. Wskazanie czasu trwania udostępnienia możliwe jest wyłącznie w formie udostępnianej przez oprogramowanie – nie ma możliwości określenia dowolnego dnia z kalendarza. W razie potrzeby, w każdej chwili możesz wycofać ważność odnośnika publicznego i w ten sposób anulować udostępnianie zasobu. W celu przydzielenia publicznego linku do zasobu wykonaj następujące czynności:

  1. Na stronie webmail.pg.edu.pl zaloguj się nazwą użytkownika oraz hasłem analogicznym jak do systemu Moja PG. Korzystając z górnego paska nawigacyjnego, przejdź do zakładki Drive, oznaczonej ikonką chmury.​ 

2. Za pomocą menu o szarym tle (widocznym z lewej strony widoku) znajdź folder, w którym znajduje się zasób do udostępnienia. Udostępnić możesz cały folder lub pojedynczy plik.

3. Jeśli chcesz udostępnić określony zasób, kliknij na niego jeden raz lewym przyciskiem myszy.

4. W białym pasku nawigacyjnym kliknij na opcje Udostępnij. Wybierz opcję Utwórz łącze udostępniania.

5. W wyświetlonym oknie możesz skopiować do schowka (w pamięci) adres łącza publicznego do zasobu. Zgodnie z potrzebami, możesz również wysłać adres linku w wiadomości e-mail, uzupełniając wiadomość o własną treść. Jeśli wybierzesz opcję zabezpieczenia dostępu do zasobu za pomocą hasła i jednocześnie skorzystasz z możliwości automatycznego wysłania e-maila, hasło to zostanie jawnie podane w wysyłanej wiadomości.

6. Kliknij przycisk Zamknij. Jeśli wskazano adresatów w celu przesłania automatycznych wiadomości e-mail z adresem odnośnika publicznego, w tej chwili e-maile te zostaną wysłane (wraz z indywidualną treścią oraz jawnie podanym hasłem – o ile skorzystano z tych opcji).


Umieszczanie zasobów z usługi „Drive” jako załączników w manualnie tworzonych wiadomościach e-mail

Zasób umieszczony w usłudze „Drive” można również załączyć w manualnie tworzonej wiadomości e-mail (w zakładce Poczta w górnym pasku nawigacyjnym). W takim przypadku maksymalna łączna wielkość załączanych zasobów wynosi 100 MB (w jednej wiadomości e-mail). Niezależnie od tego, należy się upewnić, czy odbiorca posiada techniczną możliwość odebrania tak dużej wiadomości e-mail.

Uwaga: możliwość załączenia w ten sposób zasobu z usługi „Drive” umożliwia pominięcie limitu centralnej poczty PG, który ogranicza dopuszczalną wielkość wysyłanego e-maila (treść + załączniki) do 20 MB. Wyjaśniamy, że manualnie tworzona wiadomość e-mail z załącznikiem podpiętym z dysku lokalnego komputera (tj. załącznik ręcznie dodany przez użytkownika, bez korzystania z zasobu w usłudze „Drive”) nadal podlega limitowi maksymalnej wielkości e-maila (treść + załączniki) równemu 20 MB.


Powiązane artykuły